Podepisování elektronických úkonů v zadávacím řízení

V posledních dnech došlo k několika podstatným změnám v oblasti komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem veřejných zakázek. Jedná se zejména o zavedení tzv. elektronizace veřejných zakázek a o zavedení povinnosti opatřit některé zprávy zasílané mezi zadavatelem a dodavatelem elektronickým podpisem. V následujícím článku Vám blíže nastíníme problematiku elektronických podpisů v oblasti veřejných zakázek.

Obecně ke komunikaci mezi zadavatelem a dodatelem

Komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem upravuje zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“) obecně v ustanoveních § 211. Podle zákona komunikace v zadávacím řízení a při zvláštních řízeních dle části šesté zákona probíhá písemně, v některých případech lze použít i komunikaci ústní, je-li s ohledem na zásadu transparentnosti zadávání veřejných zakázek její obsah dostatečně zdokumentován.

Jak písemná komunikace probíhá?

Podle zákona musí písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem až na několik výjimek (§ 211 odst. 3) probíhat elektronicky. Tato povinnost platí pro všechny zadavatele nově od 18.10.2018 (tzv. elektronizace zadávání veřejných zakázek).

 Mohlo by Vás zajímat: Příkladem výjimky z povinnosti používat elektronickou komunikaci může být dle § 211 odst. 3 zákona např. situace, kdy použití elektronické komunikace 
s ohledem na zvláštní povahu veřejné zakázky vyžaduje zvláštní nástroje, zařízení nebo formáty souborů, jež nejsou obecně dostupné nebo situace, kdy použití elektronické komunikace vyžaduje zvláštní kancelářské vybavení, které zadavatelé běžně nemají k dispozici (v tomto případě musí jít skutečně o ne běžně dostupné vybavení, nikoliv např. počítač nebo tiskárnu). 

Jaké druhy elektronické komunikace rozlišujeme?

Podle zákona může elektronická komunikace probíhat:

1. prostřednictvím elektronického nástroje (např. Softtender, E-ZAK, eGordion),
2. prostřednictvím datové schránky,
3. jiným způsobem (zejména e-mailová komunikace).

Kdy vzniká povinnost opatřit zprávu elektronickým podpisem?

Pokud elektronická komunikace neprobíhá prostřednictvím elektronického nástroje ani datové schránky (tj. zpravidla prostřednictvím e-mailu), vyžaduje zákon v § 211 odst. 5 opatření zprávy elektronickým podpisem, a to v případě, kdy se zprávy týkají následujících dokumentů:

	Dokumenty vytvářené zadavatelem	Dokumenty vytvářené dodavatelem
Povinnost opatřit dokumenty elektronickým podpisem	výzva určená účastníkům řízení	Tyto dokumenty nepodléhají dle zákona povinnosti opatření elektronickým podpisem
	oznámení o výběru dodavatele
	rozhodnutí o nejvhodnějším návrhu v soutěži o návrh
	vyloučení účastníka zadávacího řízení

Z tabulky a předchozího textu můžeme dovodit tři podmínky pro vznik povinnosti opatřit zprávu elektronickým podpisem:

1. komunikace neprobíhá prostřednictvím elektronického nástroje ani datové schránky
2. obsahem zprávy je jeden ze čtyř výše uvedených dokumentů
3. jedná se o dokument vytvářený zadavatelem

Závěr: Pokud jsou všechny tři výše uvedené podmínky současně splněny, je třeba opatřit zprávu elektronickým podpisem.

  Z praxe: Jako příklad často zasílaného dokumentu můžeme uvést např. námitky dodavatele proti úkonům v zadávacím řízení. Je nutné opatřit tuto zprávu (pokud je posílána jinak než prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky) elektronickým podpisem? Vzhledem k výše uvedenému faktu, že zprávy zasílané dodavatelem elektronický podpis nikdy nevyžadují, je odpověď záporná – zpráva obsahující námitky elektronickým podpisem opatřena být nemusí (není splněna podmínka 2. ani 3.). Pokud se jedná o odpoveď na námitky zasílanou zadavatelem, odpoveď zůstává stejná – tento dokument není v seznamu dokumentů, u nichž je elektronický podpis vyžadován (není splněna podmínka 2.). 

Co je uznávaný elektronický podpis a jak jej získat?

Elektronický podpis představují digitální data, která mají zajistit integritu odesílaných dat při elektronické komunikaci. Seznam subjektů, od nichž je možné elektronický podpis
v České republice získat, vede Ministerstvo vnitra. V současné době jimi jsou:

1. První certifikační autorita, a.s.
2. Česká pošta, s.p.
3. eIdentity a.s.

 Mohlo by Vás zajímat: Podrobnější návod k získání elektronického podpisu naleznete na webových stránkách jednotlivých poskytovatelů (viz výše uvedené odkazy). Proces získání elektronického podpisu je obvykle zahájen podáním on-line žádosti prostřednictvím webové stránky poskytovatele, následně je nutná také osobní schůzka v sídle poskytovatele, aby byla ověřena totožnost osoby požadující vydání certifikátu elektronického podpisu. Poskytovateli je poté nutné uhradit cenu certifikátu, údaje o cenách je možné dopředu dohledat na webových stránkách. Ceny za základní typ certifikátu se pohybují okolo 400,– Kč, platnost certifikátu je obvykle 1 rok, poté je nutné zažádat o jeho obnovu.

Fikce podpisu při zasílání datové zprávy orgánům veřejné moci

Ministerstvo pro místní rozvoj ve svém stanovisku upozorňuje na tzv. fikci podpisu při zasílání datové zprávy prostřednictvím datové schránky orgánům veřejné moci podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Z uvedeného ustanovení výplývá, že pokud datová zpráva umožňuje určení jednající osoby, což je v případě zpráv řádně zasílaných elektronickým nástrojem nebo datovou schránkou splněno vždy, nemusí být opatřena eletronickým podpisem.

Závěrem

Nově zavedená povinnost opatřit některé dokumenty zasílané zadavatelem elektronickým podpisem má přispět zejména k ochraně samotných zadavatelů a dodavatelů. V souladu s touto teorií se také povinnost týká pouze těch nejdůležitějších dokumentů, které zadavatel zasílá, ohledně ostatních méně významných dokumentů není touto povinností zatížen. Zadavatelům tedy lze doporučit mít při zasílání dokumentů na paměti seznam čtyř dokumentů, u nichž je elektronický podpis vyžadován, případně zasílat zprávy prostřednictvím datové schránky či elektronického nástroje, kdy elektronický podpis není vyžadován.

Autor:

Jana Ševčíková, odborná právní asistentka

VZOROVÉ LISTY – VÍCEPRÁCE A MÉNĚPRÁCE

Vážení čtenáři,

připravili jsme pro Vás aktualizované vzorové listy k snadnější práci při počítání víceprací a méněprací dle ZZVZ.

Věříme, že Vám dané materiály pomohou. S dotazy nás neváhejte kontaktovat na zakazky@bva-konzult.cz

Tabulka_VCP_vice_dodatku_dle_ZZVZ

tabulka_VCP_shrnuti

Zmenovy_list_c_1_stavebni_prace_VZOR

Zmenovy_list_c_2_stavebni_prace_VZOR

Zmenovy_list_c_3_stavebni_prace_VZOR

§ 222 graficky

11 Otázek k elektronizaci

1. Od kdy a pro koho bude platit elektronizace ve veřejných zakázkách?

Tzv. poslední vlna elektronizace bude účinná od 18. října 2018. Elektronizace bude tudíž platit pro všechny „zbývající“ zadavatele, kterých se předchozí vlna zavádění elektronizace nedotkla – např. obce.

2. Bude elektronizace povinná i u zakázek malého rozsahu?

Elektronizace se bude týkat pouze zadávacích řízení a zvláštních postupů dle části šesté zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“). U zakázek malého rozsahu není elektronizace povinná.

 3. Bude nutné pořizovat např. i protokol z jednání v elektronické podobě?

Komunikace pomocí elektronických prostředků bude povinná pouze při komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem. Interní dokumenty, jako např. protokoly z jednání či pozvánky na komise, mohou zůstat v listinné podobě, čehož zadavatelé pravděpodobně budou využívat. Upozorňuji, že povinnost komunikovat elektronicky není dána pouze zadavateli, ale i dodavateli. Jakýkoli dokument, který bude dodavatel zadavateli odesílat v rámci zadávacího řízení, tudíž musí být odeslán elektronicky. Jedná se například o žádost o vysvětlení zadávací dokumentace, vysvětlení nabídky (na základě dotazu komise či zadavatele) či případné námitky dodavatele.

4. Co to je elektronický nástroj?

V rámci elektronizace se často hovoří o tzv. elektronických nástrojích. Těch je celá řada a dělí se dle funkcionalit, např. na profil zadavatele či na elektronický nástroj pro elektronickou realizaci zadávacích řízení. Minimum, které budou zadavatelé potřebovat, pokud budou chtít vyhlásit zadávací řízení (tedy nikoliv zakázku malého rozsahu), bude elektronický nástroj pro elektronickou realizaci zadávacích řízení, tj. alespoň nástroj pro příjem nabídek (další komunikaci mohou zajišťovat např. přes datové schránky nebo e-maily).

5. Musí zadavatel využívat pouze elektronický nástroj, který bude certifikovaný?

Elektronické nástroje musí splňovat řadu zejména technických parametrů uvedených v zákoně a v podzákonných právních předpisech. Buď si zadavatel bude muset sám ověřit, že elektronický nástroj všechny tyto podmínky splňuje, anebo si vybere elektronický nástroj, který je certifikovaný. U certifikovaných elektronických nástrojů se má za to, že vždy splňují všechny zákonné požadavky. Seznam certifikovaných elektronických nástrojů je uveden na portálu veřejných zakázek, který provozuje Ministerstvo pro místní rozvoj (dále jen „MMR“).

6. Existuje nějaký bezplatný elektronický nástroj?

Ministerstvo pro místní rozvoj vytvořilo bezplatný elektronický nástroj, tzv. Národní elektronický nástroj (dále jen „NEN“) dostupný na webové stránce nen.nipez.cz. Nevýhodou oproti elektronickým nástrojům, které nabízí soukromí poskytovatelé, je poměrně nízká uživatelská přívětivost (systém bývá pomalý; dokumenty se pomalu načítají). Na druhou stranu zákon umožňuje, aby zadavatelé měli jeden profil (např. ten stávající) a jako druhý využili NEN (jediná zákonem uznaná možnost, kdy zadavatel může využívat současně dva profily zadavatele). NEN je možné tudíž využít buď jako profil zadavatele, kterým je současně možné i elektronicky realizovat zadávací řízení, anebo pouze jako elektronický nástroj pro realizaci zadávacího řízení, aniž by byl oficiálně uznán jako profil zadavatele (adresa nebude zveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek).

7. Jak mohou zadavatelé využívat NEN?

Na svém stávajícím profilu mohou zadavatelé administrovat nadále např. zakázky malého rozsahu a na jejich druhém profilu zadavatele, kterým je NEN, by zadávali větší zakázky, případně by pověřili externí subjekt, aby jim zakázku v systému NEN administroval. Třetí možností je žádný elektronický nástroj neshánět a v případě zadávacího řízení, které by někdy v budoucnu zadavatel vyhlásil, nechat plně administraci zadávacího řízení na externím subjektu, např. na dobrovolném svazku obcí. Externí subjekt by musel zajistit jak administraci zakázky, tak elektronický nástroj pro příjem nabídek. Na rozdíl od profilu zadavatele totiž není nutné mít elektronický nástroj pro příjem nabídek k dispozici trvale, ale pouze v rámci administrace zadávacího řízení.

 8. Bude možné přijímat nabídky prostřednictvím datové schránky?

Ačkoliv ZZVZ neukládá zadavateli, jaký elektronický prostředek by měl použít k elektronické komunikaci, existuje jedna výjimka, při které je jasně stanoven druh elektronického nástroje, a to příjem nabídek. Už z povahy věci je zřejmé, že příjem nabídek přes e-maily není možný, a to z důvodu nízkého zabezpečení celého procesu. Jednoduše řečeno, nabídky by mohly být otevřeny před uplynutím lhůty pro podání nabídek, případně by s nimi mohlo být jinak manipulováno. Ani prostřednictvím datové schránky není technické zabezpečení natolik dostačující, aby bylo možné zabránit netransparentnímu jednání. Elektronický nástroj musí splňovat řadu technických podmínek a je určen přímo pro elektronický příjem nabídek (existují různé druhy elektronických nástrojů v závislosti na funkcionalitě – krom elektronického nástroje pro realizaci zadávacího řízení existuje např. i elektronický nástroj, kterým je profil zadavatele nebo elektronický nástroj pro elektronickou aukci).

 9. Pokud zadávací řízení zadavatel zahájí 1. října 2018 a lhůta pro podání nabídek bude stanovena na 20. října 2018, bude se na řízení vztahovat povinnost elektronizace? Bude muset zadavatel již do zadávací dokumentace stanovit povinnost podávat nabídky pouze v elektronické podobě?

Ano, při výše uvedených termínech by měl zadavatel stanovit povinnost podávat nabídky pouze elektronicky již do zadávací dokumentace. Zákonná ustanovení k elektronizaci nemají žádná přechodná ustanovení. Úderem první vteřiny dne 18. října 2018 bude zadavatel povinně komunikovat s dodavatelem pouze elektronicky (nutno podotknout, že se daná povinnost vztahuje i na komunikaci od dodavatele k zadavateli). To se týká nejen podávání a příjmu nabídek do zadávacího řízení, ale např. i žádostí o vysvětlení zadávací dokumentace, nabídek a především dokládání kvalifikace v originálech či úředně ověřených kopiích před podpisem smlouvy. Gestor zákona, MMR, zatím pro předkládání dokladů před podpisem smlouvy elektronickou formou nevydalo žádné doporučení. V případě podpisu smlouvy existuje stanovisko MMR, dle nějž smlouvy, které nebudou podepsané elektronicky, nebudou neplatné. Tento krok vítají snad všichni zadavatelé, jelikož české právní prostředí ještě není připraveno na tuto úroveň elektronizace.

10. Lhůta pro podání nabídek měla původně skončit před 18. říjnem 2018, ale z důvodu dodatečných vysvětlení zadávací dokumentace konec lhůty připadl na termín po 18. říjnu 2018. V původním zadání zadavatel požadoval listinné nabídky. Jak danou situaci řešit? Bude muset zadavatel prodloužit lhůtu pro podání nabídek o celou původní délku?

U zadávacího řízení, které bylo zahájeno před 18. 10. 2018 a to s příjmem nabídek v listinné podobě, u nějž byla lhůta pro podání nabídek prodloužena tak, že končí 18. 10. 2018 a později, musí zadavatel prostřednictvím vysvětlení zadávací dokumentace upravit formu podání nabídek na elektronickou, pokud hodlá v zadávacím řízení pokračovat. S úpravou zadávacích podmínek je spojena případná úprava informací ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku EU.

Domnívám se, že změna formy podání nabídek z listinné na elektronickou je změnou zadávacích podmínek a zadavatel bude nucen prodloužit lhůtu pro podání nabídek. Změna formy z listinné na elektronickou by za určitých okolností mohla i rozšířit okruh možných dodavatelů, např. o dodavatele, kteří by se jinak nepřihlásili z důvodu dalšího času, který by původně potřebovali pro poštovní přepravu listinné podoby nabídky. Rozšíření dodavatelů a s tím spojené prodloužení lhůty pro podání nabídek o celou původní délku (§ 99 odst. 2 ZZVZ) je již poměrně formalistickým přístupem, nicméně jisté prodloužení lhůty pro podání nabídek zadavatelům doporučuji.

11. V rámci vysvětlení zadávací dokumentace bude muset zadavatel určit nějaký elektronický nástroj, jehož prostřednictvím podají dodavatelé nabídky. Jak to má zadavatel provést? Postačí ve vysvětlení zadávacích podmínek uvést pouze odkaz na elektronický nástroj pro příjem nabídek? Pokud pro příjem nabídek budu využívat NEN, musím uveřejnit zadávací dokumentaci i v systému NEN?

Pokud zadavatel využívá profil zadavatele, který není zároveň elektronickým nástrojem pro příjem nabídek, pak může zadávací dokumentaci uveřejnit na svém profilu zadavatele a jiný elektronický nástroj používat pouze pro příjem nabídek. V praxi tudíž bude v zadávací dokumentaci odkaz na elektronický nástroj, prostřednictvím kterého budou moci dodavatelé podávat své nabídky. Současně zadavatel uvede přímo v zadávací dokumentaci nebo odkazem v zadávací dokumentaci informace technické povahy, včetně kódování a šifrování, které jsou nezbytné pro elektronickou komunikaci a zejména pak pro podání nabídek. Zveřejňovat opětovně zadávací dokumentaci v elektronickém nástroji, který zadavatel používá pouze pro příjem nabídek, není nutné. Je ovšem otázkou, zdali takový krok bude u některých elektronických nástrojů vůbec možný, jelikož technické prostředí elektronických nástrojů je různé v závislosti na daném provozovateli.

Další informace k elektronizaci lze taktéž nalézt i v nově zveřejněných metodických dokumentech MMR na portálu veřejných zakázek:

http://portal-vz.cz/cs/Jak-na-zadavani-verejnych-zakazek/Metodiky-stanoviska/Metodicka-doporuceni

O průběhu elektronizace v zakázkách, zejména s ohledem na ryze praktické problémy, které se postupně objevují, vás budeme průběžně informovat.

Autor:

Mgr. Veronika Svobodová, právní specialista na veřejné zakázky