V posledních dnech došlo k několika podstatným změnám v oblasti komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem veřejných zakázek. Jedná se zejména o zavedení tzv. elektronizace veřejných zakázek a o zavedení povinnosti opatřit některé zprávy zasílané mezi zadavatelem a dodavatelem elektronickým podpisem. V následujícím článku Vám blíže nastíníme problematiku elektronických podpisů v oblasti veřejných zakázek.
Obecně ke komunikaci mezi zadavatelem a dodatelem
Komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem upravuje zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“) obecně v ustanoveních § 211. Podle zákona komunikace v zadávacím řízení a při zvláštních řízeních dle části šesté zákona probíhá písemně, v některých případech lze použít i komunikaci ústní, je-li s ohledem na zásadu transparentnosti zadávání veřejných zakázek její obsah dostatečně zdokumentován.
Jak písemná komunikace probíhá?
Podle zákona musí písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem až na několik výjimek (§ 211 odst. 3) probíhat elektronicky. Tato povinnost platí pro všechny zadavatele nově od 18.10.2018 (tzv. elektronizace zadávání veřejných zakázek).
Mohlo by Vás zajímat: Příkladem výjimky z povinnosti používat elektronickou komunikaci může být dle § 211 odst. 3 zákona např. situace, kdy použití elektronické komunikace
s ohledem na zvláštní povahu veřejné zakázky vyžaduje zvláštní nástroje, zařízení nebo formáty souborů, jež nejsou obecně dostupné nebo situace, kdy použití elektronické komunikace vyžaduje zvláštní kancelářské vybavení, které zadavatelé běžně nemají k dispozici (v tomto případě musí jít skutečně o ne běžně dostupné vybavení, nikoliv např. počítač nebo tiskárnu).
Jaké druhy elektronické komunikace rozlišujeme?
Podle zákona může elektronická komunikace probíhat:
- prostřednictvím elektronického nástroje (např. Softtender, E-ZAK, eGordion),
- prostřednictvím datové schránky,
- jiným způsobem (zejména e-mailová komunikace).
Kdy vzniká povinnost opatřit zprávu elektronickým podpisem?
Pokud elektronická komunikace neprobíhá prostřednictvím elektronického nástroje ani datové schránky (tj. zpravidla prostřednictvím e-mailu), vyžaduje zákon v § 211 odst. 5 opatření zprávy elektronickým podpisem, a to v případě, kdy se zprávy týkají následujících dokumentů:
| Dokumenty vytvářené zadavatelem | Dokumenty vytvářené dodavatelem | |
| Povinnost opatřit dokumenty elektronickým podpisem | výzva určená účastníkům řízení | Tyto dokumenty nepodléhají dle zákona povinnosti opatření elektronickým podpisem |
| oznámení o výběru dodavatele | ||
| rozhodnutí o nejvhodnějším návrhu v soutěži o návrh | ||
| vyloučení účastníka zadávacího řízení |
Z tabulky a předchozího textu můžeme dovodit tři podmínky pro vznik povinnosti opatřit zprávu elektronickým podpisem:
- komunikace neprobíhá prostřednictvím elektronického nástroje ani datové schránky
- obsahem zprávy je jeden ze čtyř výše uvedených dokumentů
- jedná se o dokument vytvářený zadavatelem
Závěr: Pokud jsou všechny tři výše uvedené podmínky současně splněny, je třeba opatřit zprávu elektronickým podpisem.
Z praxe: Jako příklad často zasílaného dokumentu můžeme uvést např. námitky dodavatele proti úkonům v zadávacím řízení. Je nutné opatřit tuto zprávu (pokud je posílána jinak než prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky) elektronickým podpisem? Vzhledem k výše uvedenému faktu, že zprávy zasílané dodavatelem elektronický podpis nikdy nevyžadují, je odpověď záporná – zpráva obsahující námitky elektronickým podpisem opatřena být nemusí (není splněna podmínka 2. ani 3.). Pokud se jedná o odpoveď na námitky zasílanou zadavatelem, odpoveď zůstává stejná – tento dokument není v seznamu dokumentů, u nichž je elektronický podpis vyžadován (není splněna podmínka 2.).
Co je uznávaný elektronický podpis a jak jej získat?
Elektronický podpis představují digitální data, která mají zajistit integritu odesílaných dat při elektronické komunikaci. Seznam subjektů, od nichž je možné elektronický podpis
v České republice získat, vede Ministerstvo vnitra. V současné době jimi jsou:
Mohlo by Vás zajímat: Podrobnější návod k získání elektronického podpisu naleznete na webových stránkách jednotlivých poskytovatelů (viz výše uvedené odkazy). Proces získání elektronického podpisu je obvykle zahájen podáním on-line žádosti prostřednictvím webové stránky poskytovatele, následně je nutná také osobní schůzka v sídle poskytovatele, aby byla ověřena totožnost osoby požadující vydání certifikátu elektronického podpisu. Poskytovateli je poté nutné uhradit cenu certifikátu, údaje o cenách je možné dopředu dohledat na webových stránkách. Ceny za základní typ certifikátu se pohybují okolo 400,– Kč, platnost certifikátu je obvykle 1 rok, poté je nutné zažádat o jeho obnovu.
Fikce podpisu při zasílání datové zprávy orgánům veřejné moci
Ministerstvo pro místní rozvoj ve svém stanovisku upozorňuje na tzv. fikci podpisu při zasílání datové zprávy prostřednictvím datové schránky orgánům veřejné moci podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Z uvedeného ustanovení výplývá, že pokud datová zpráva umožňuje určení jednající osoby, což je v případě zpráv řádně zasílaných elektronickým nástrojem nebo datovou schránkou splněno vždy, nemusí být opatřena eletronickým podpisem.
Závěrem
Nově zavedená povinnost opatřit některé dokumenty zasílané zadavatelem elektronickým podpisem má přispět zejména k ochraně samotných zadavatelů a dodavatelů. V souladu s touto teorií se také povinnost týká pouze těch nejdůležitějších dokumentů, které zadavatel zasílá, ohledně ostatních méně významných dokumentů není touto povinností zatížen. Zadavatelům tedy lze doporučit mít při zasílání dokumentů na paměti seznam čtyř dokumentů, u nichž je elektronický podpis vyžadován, případně zasílat zprávy prostřednictvím datové schránky či elektronického nástroje, kdy elektronický podpis není vyžadován.
Autor:
Jana Ševčíková, odborná právní asistentka